Erstellung von IT-Strategien

Positionierung der IT
Jede IT-Strategie ist anders. Die Ausgangsposition ist jedoch meistens ähnlich. Die Vielfalt der Kunden, Anforderungen und Zwänge ermöglicht oftmals keine klaren Positionierungen: Die agile IT soll möglichst flexibel und schnell zuverlässige kundenorientierte Services zu möglichst niedrigen Kosten erbringen. Die bekannte „eierlegende Wollmilchsau“.
Eine klare Positionierung der IT ist allerdings erforderlich. Ansonsten besteht die zu große Gefahr, dass alles irgendwie gemacht wird und keines der Ziele wirklich erreicht wird.

Auf welche der zahlreichen Anforderungen ist der Schwerpunkt zu legen? Ausgangspunkt für die IT sind die Vorgaben aus der Unternehmensstrategie. IT ist schließlich kein Selbstzweck.

• Grundfrage ist zunächst, wie groß die Bedeutung der IT für das jeweilige Geschäft ist bzw. sein soll. Dies ist branchenabhängig - so hat die IT z.B. bei Banken in der Regel eine höhere Bedeutung als im Einzelhandel.
• Darüber hinaus ist die Bedeutung der IT unternehmensabhängig: Wird gerade ein Wettbewerbsvorteil in einer vergleichsweise besonders performanten IT gesehen oder soll sie eher „einfach nur“ funktionieren?

Wenn sie denn immer greifbar wäre, wäre eine definierte Unternehmensstrategie eine gute Basis für eine klare und aussagekräftige IT-Strategie. Aber was tun, wenn es diese Vorgabe nicht gibt und sie auch nicht absehbar ist? In diesem Fall hilft nur eines: Die proaktive Definition der IT-Strategie ohne klare Unternehmensstrategie als Basis!

Generell gilt: Umso höher die Bedeutung der IT für das Unternehmen ist, desto mehr wird der Fokus auf flexibler und zuverlässiger kundenorientierter Servicelieferung liegen und desto proaktiver sollte die IT tätig werden. Zudem wird in der Regel eher ein Anspruch an Technologieführerschaft („IT-Innovator“) bestehen. Die IT beeinflusst in diesem Szenario zumeist die Unternehmensstrategie.

Umso geringer die Bedeutung der IT für das Unternehmen ist, desto eher wird die IT als Cost Center angesehen werden. Das vorrangige Ziel der IT ist hier operative Effizienz und zuverlässige Services.

Obwohl diese grundsätzliche Positionierung geradezu simpel klingt, wird sie doch oft nicht realisiert. Zwischen den Extrempositionen (sehr hohe Bedeutung der IT – kaum Bedeutung der IT) liegt die Mehrheit der IT-Abteilungen: Von jedem ist etwas dabei. Für diese IT-Abteilungen ist es empfehlenswert, sich zunächst Klarheit über ihre Positionierung zu verschaffen.

Definition von Zielen und Maßnahmen
Basierend auf der Positionierung der IT gilt es, konkrete Ziele und Maßnahmen nach dem bewährten Dreisprung zu definieren:

• Wo stehen wir jetzt?
• Wo wollen wir hin?
• Wie kommen wir dahin?

1. Wo stehen wir jetzt?
Die Ist-Situation sollte die wichtigsten Punkte der aktuellen Situation kurz umreißen, wie z.B.:

• Wir liefern zuverlässig die geforderten Services
• Es gibt einen hohen Kostendruck, dem die IT nicht gerecht zu werden scheint
• Die Kundenzufriedenheit ist ok, aber nicht besonders hoch
• Änderungen in der IT sind oft sehr zeitaufwändig; die IT ist nicht besonders flexibel
• Unsere wichtigen Projekte sind nicht erfolgreich genug
• Wettbewerber X, Y und Z bedrohen unsere Position

Um sich Klarheit über die Ist-Situation zu verschaffen, ist etwas Zeit, recht viel Überblick sowie sehr viel Ehrlichkeit erforderlich.

2. Wo wollen wir hin?
Es gilt, Ziele (und im Folgenden auch Maßnahmen) zu definieren, um die IT für die Zukunft auszurichten. Mit anderen Worten: Die IT-Strategie wird (neu) definiert.

Der wahrscheinlich beste Ratschlag, den ich jemals zur Erstellung von Strategien bekommen habe, klingt nicht nach einer typischen Empfehlung einer Unternehmensberatung: „Take a beer and talk to your friends“. Früher hatte ich den Nutzen dieses Ratschlags unterschätzt. Inzwischen folgen viele meiner Kunden diesem Tipp, weil sie verstanden haben, dass viele Weisheiten in diesem Satz stecken, die für die Strategieentwicklung von wirklich großem Nutzen sind, wie beispielsweise:

• Nimm Dir für wichtige Themen deutlich mehr Zeit und betrachte sie mit Abstand
• Grüble nicht alleine vor Dich hin. Im Gespräch werden meistens die besseren Ideen entwickelt
• Die Signale von Freunden, Partnern und Wettbewerbern sind oft sehr hilfreich – werden aber gerne unterschätzt
• Rede mit solchen Freunden bzw. Dir wohlwollenden Experten über ein Thema, die sich in das Thema eindenken können und eine möglichst neutrale Position haben.

Ein wichtiger Schritt ist damit getan. Aber das Schwierigste kommt erst noch - die Umsetzung. Das Vorliegen einer guten und durchdachten Strategie führt für sich alleine zu nichts, sofern sie nicht auch umgesetzt wird.

3. Wie kommen wir dahin?
Wie kommt man nun von der Ist-Situation zum Zielbild, bzw. von der aktuellen IT zur besseren IT? Das ist nicht einfach. Aber es geht, kostet Zeit und es ist machbar.

Meistens gibt es viel zu tun und die Palette an Möglichkeiten ist sehr groß. Zu groß. Am Anfang steht die Identifikation der möglichen Maßnahmen. Was soll getan werden? Meistens gibt es einen Überfluss an möglichen Maßnahmen und einen Überfluss an Meinungen hierzu, siehe folgende Abbildung:



Doch was genau soll getan werden – schließlich kann nicht alles getan werden. Genau an dieser Stelle gibt es die Möglichkeit, viel falsch zu machen. Wer auf das falsche Pferd setzt, kann sich schnell ein Millionengrab schaufeln.
Um die richtigen Maßnahmen zu identifizieren, gilt ähnliches wie bei der Zieldefinition: Take a beer and talk to your friends. Eine pauschale Lösung für die richtige Priorisierung gibt es nicht. Gleichwohl ein paar Hinweise, die für die meisten IT-Abteilungen gelten:

• Um nicht zu stagnieren und um sich für die Zukunft erfolgreich zu positionieren, sollten mehr als 30% der Aufmerksamkeit und Ressouren Zukunftsthemen gewidmet werden
• Piloten, Schnellboote und gut gemanagte Erfolgsstories sind die Vorboten zukünftiger Lösungen, Praktiken und Geschäftsmodelle.
• Prüfen Sie an dieser Stelle, welche der CIO Top Ten Themen auch auf Ihrer Agenda stehen (sollten).

Sind die Zukunftsthemen identifiziert, ist ein weiterer wichtiger Punkt, sie mit entsprechender Priorität und Motivation in der Mannschaft zu verankern. Ansonsten kommen neue Themen schnell vom Kurs ab.
Für die Durchführung der Maßnahmen siehe zudem auch die Ausführungen zum Thema Projektmanagement und Projekt-Governance.

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