Ein Euro Kostenersparnis hat zumeist mindestens die gleiche Wirkung auf das Bilanzergebnis wie eine Umsatzsteigerung von zehn Euro. Insofern haben Kostensenkungsinitiativen zu Recht eine hohe Bedeutung. Und soweit nicht in letzter Zeit eine Kostenreduktionsinitiative durchgeführt wurde oder außergewöhnlich viel Wert auf Kostenreduktion gelegt wird, ist auch beinahe immer eine signifikante Reduktion der Kosten in der IT möglich.
Ansatzpunkte für Kostensenkungsmaßnahmen können sich z.B. ergeben durch Reorganisation von Geschäftsbereichen, Überprüfung der Erforderlichkeit von Leistungen, Verbesserung von Prozessabläufen, Wechsel von Zulieferern, (Neu-)verhandlung von Verträgen, Standardisierung und Zentralisierung, Reduzierung von Komplexität, Outsourcing, Reduzierung von (IT) Service Qualitäten und Konsolidierung.
Im Folgenden werden zwei mögliche Initiativen zur Kostensenkung näher erläutert:
- (Neu-)verhandlung von Verträgen
- Outsourcing
Outsourcing
Outsourcing ist kein Kinderspiel. Viele Outsourcing Projekte erreichen nicht die an sie gestellten Ziele. Das liegt meistens daran, dass eines der folgenden vier Risiken eingetreten ist:
- Erhöhung der Gesamtkosten statt der angepeilten Reduzierung der Kosten
- Widerstand der Belegschaft wg. Personalentlassungen oder Personaltransfer
- Reduzierung der Servicequalität durch den Outsourcer
- Steigende Abhängigkeiten und Kontrollverlust
Diese Risiken lassen sich oftmals nicht aus der Welt schaffen. Aber ihre Eintrittswahrscheinlichkeit lässt sich wesentlich reduzieren. Der Grundstein hierfür wird am Anfang der Outsourcinginitiative gelegt, wenn Ziele, Objekt und Vorgehensweise des Sourcings festgelegt werden. Wenn der outzusourcende Bereich identifiziert wird und mögliche Outsourcing Varianten bewertet werden, sollte deutlich herausgearbeitet werden, unter welchen Umständen das Outsourcing erfolgreich sein kann.
Potenzielle Objekte für das Outsourcing sind grundsätzlich zunächst alle Bereiche, die für das Kerngeschäft und für Wettbewerbsvorteile keine besonders hohe Relevanz haben. Hierzu zählen das Facility Management, einige HR-Prozesse, Rechnungswesen, Logistik und natürlich die IT. In Deutschland ist der Outsourcing Markt geprägt von Sourcing im Bereich der IT und hier zumeist vom Auslagern des Betriebs von Teilen oder sogar der gesamten IT-Infrastruktur. Das ist kein Wunder. Denn in diesem Bereich sind Synergie-Effekte beim Outsourcing-Dienstleister oftmals nachvollziehbar möglich, so dass die Leistung tatsächlich kostengünstiger und zudem evtl. sogar qualifizierter vom Outsourcer erbracht werden kann. Gleichwohl ist die Sinnhaftigkeit von IT Outsourcing in jedem Unternehmen unterschiedlich. Insofern sollte zunächst gut überlegt werden, in welchen Bereichen der IT welches Sourcing sinnvoll ist – siehe das folgende beispielhaft ausgefüllte Diagramm als Basis für die Festlegung outzusourcender Bereiche in der IT und als Basis für die high-level Diskussion zur Vorgehensweise beim Outsourcing:
Ein bereits erwähnter Knackpunkt im Outsourcing ist das Erreichen der angepeilten Kostenreduzierung. Damit später böse Überraschungen vermieden werden, sollten zu Beginn der Outsourcing Initiative folgende Fragen klar beantwortet werden:
- Wie schafft es der Anbieter, bei einem vergleichbaren Service Level noch eine Marge zu verdienen?
- In welchem Umfang werden nunmehr kleinere Veränderungen entstehen, die bislang in der bisherigen Kostenbasis enthalten waren und beim Outsourcing verrechnet werden?
- Welche Kosten entstehen durch Führen einer „Retained Organisation“ des Outsourcenden?
- In wie weit ist die nun oftmals anfallende 19% Umsatzsteuer wirklich ein durchlaufender Posten?
Wenn diese Fragen nicht nachvollziehbar beantwortet werden (z.B. es lassen sich gar keine Synergie-Effekte beim Einkauf von IT-Infrastruktur nachweisen), ist Vorsicht geboten. Denn wenn der Outsourcer den beabsichtigten Gewinn nicht erzielen kann, kann sich dies letztendlich für den outsourcenden Kunden negativ auswirken.
