Projekt-Governance
Mit Projekt-Governance sind hier Strategie und Steuerung eines Großprojekts oder eines Projektportfolios gemeint.
Steuerung eines Großprojekts
Wie bereits unter „Projektmanagement“ beschrieben, erreichen viele Projekte nicht die an sie gestellten Ziele. Ein Misserfolg ist bei Großprojekten besonders schwerwiegend. Schließlich geht es zumeist um ein unternehmenskritisches Projekt mit hohem Budget und mehrjähriger Laufzeit, das viele gute Ressourcen benötigt!
Ein komplexes Großprojekt erfolgreich zu steuern, ist nicht einfach. Und es ist zeitintensiv. Jedoch ist meistens nicht ausreichend Zeit im (Top-) Management für die erforderliche Steuerung eines solchen Projekts vorhanden. An dieser Stelle setzt die Projekt-Governance an. Wenn die Projekt-Governance durch die richtigen Personen durchgeführt wird, die richtig organisatorisch positioniert werden, kann sie im Auftrag des (Top-)Managements abteilungsübergreifend einen wesentlichen Beitrag zum Projekterfolg leisten. Indem sie vorausahnt, wo es hakt – und entsprechend hierauf einwirkt.
Zu den einzelnen Aufgaben der Projekt-Governance kann gehören:
- Das Aufsetzen und die Sicherstellung der Effektivität von der Projektgremienstruktur
- An wichtigen Meetings teilnehmen und auf die Zielerreichung hinwirken
- Die richtigen Fragen zu stellen, die wirklich relevanten Projektrisiken zu identifizieren und ihre Eintrittswahrscheinlichkeit zu reduzieren
- Auf die Ziele und Vorgehensweise im Projekt einzuwirken, ggf. sogar Aufgaben des Projektmanagements zu übernehmen
- Wadenbeißen: Bei wichtigen Dingen nachhalten, nachhalten und nachhalten
- Managementgerechte Entscheidungsvorlagen zu erstellen
- Steuerungskriterien für das Projekt aufzustellen
- Die Projektplanung zu verifizieren
- Controlling im Hinblick auf Sicherung von Leistung, Termin und Budget durchzuführen
- Qualitätsverbesserung von wichtigen Deliverables
- Identifikation und Behandlung von innerhalb des Projekts übergreifenden und überschneidenden Themenstellungen
- Identifikation und Abstimmung von Überschneidungen mit und Abhängigkeiten zu anderen Projekten und Initiativen im Unternehmen
Steuerung eines Projektportfolios
Oftmals ist die Steuerung eines Projektportfolios, also die Steuerung von mehreren Einzelprojekten, kaum von der Steuerung eines Großprojekts trennbar. Das liegt daran, dass ein Großprojekt häufig aus mehreren Einzelprojekten besteht und daran, dass es zahlreiche vom Großprojekt abhängige Projekte gibt.
Um ein Projektportfolio erfolgreich steuern zu können, müssen zunächst die Projekte überhaupt identifiziert werden, der Projektschnitt passend vorgenommen sein und die Projekte kategorisiert werden (z.B. in Kosten/Nutzen). Der Mehrwert einer solchen Kategorisierung sollte nicht unterschätzt werden. Denn bereits die Transparenz über das Projektportfolio kann einen Mehrwert bringen, da durch das Vorliegen einer kategorisierten Übersicht bereits einige Maßnahmen ableitbar sind, wie z.B.
- Berücksichtigung der Unternehmensstrategie im Projektportfolio
- Aussortieren von nicht sinnvollen Projekten
- Identifikation von Projektabhängigkeiten
- Reduktion von Komplexität
Andererseits sollte der Mehrwert einer Kategorisierung aber auch nicht überschätzt werden. Transparenz alleine schafft nicht den wesentlichen Mehrwert, sondern ist die Ausgangssituation für weitere Maßnahmen. Der eigentliche Mehrwert kommt durch die aktive Steuerung priorisierter Projekte. Diese Steuerung erfolgt prinzipiell analog zu der eben beschriebenen Steuerung eines Großprojektes. Wesentlicher Unterschied ist jedoch, dass – aufgrund der hohen Anzahl von zu steuernden Projekten – meistens nicht so tief in die jeweiligen Projekte eingestiegen werden kann.
