Reduzierung von Komplexität, z.B. durch IT Governance und Shared Services
Komplexität tritt oft auf und wird tendenziell auch immer häufiger auftreten. Denn der Umfang von zur Komplexität beitragenden Einflussgrößen, wie z.B. durch Gesetzgebung, interne Vorschriften, Produktspezifika oder Abstimmungsbedarf nimmt immer mehr zu. Das gilt sowohl für das private Leben als auch für das geschäftliche Leben und auch für die IT.
Aber was genau ist eigentlich Komplexität? Komplexität ist zumindest das Gegenteil von Einfachheit. Komplexität lässt sich definieren als Menge von Einflussfaktoren und Abhängigkeiten in einem System. Insofern lässt sich Komplexität, um es formelmäßig und messbar auszudrücken, definieren als
Anzahl von relevanten Details x Anzahl von Abhängigkeiten
Hieraus ergibt sich beispielsweise, dass Komplexität nicht alleine durch einen Einflussfaktor wie z.B. hohe Produktvielfalt verursacht wird, sondern dass die Kombination von mehreren Einflussfaktoren für eine hohe Komplexität hinzukommen muss, wie z.B. bei individuellen Abläufen pro einzelnem Kunden - siehe die folgende Abbildung, in der links eine hohe Komplexität und rechts eine geringere Komplexität dargestellt ist.
Welche Konsequenzen hat das für die IT? Die Komplexität kann reduziert werden, sofern die Anzahl von relevanten Details und / oder die Anzahl von Abhängigkeiten reduziert wird. Die Komplexität lässt sich allerdings nicht leicht reduzieren. Einfachheit zu bekommen ist insofern nicht immer einfach. Denn Einfachheit kann Lücken und weniger Perfektion beinhalten. Abhängig von der IT-Strategie und abhängig vom betroffenen Bereich ist meistens eine Grundsatzentscheidung zu treffen: Lieber einfach, schneller und ungenauer oder komplex, langsamer und genauer. Ein gutes Beispiel zur Veranschaulichung hierfür ist die Softwareentwicklung. Entsprechend dem viel strapazierten Pareto-Prinzip werden hier tatsächlich oftmals 20% mehr Funktionalität mit 80% mehr Komplexität bezahlt.
Konkret lässt sich die Komplexität sowohl im Großen als auch im Kleinen reduzieren. Im Großen gibt es insbesondere zwei sinnvolle Ansätze: Mehr IT Governance sowie mehr Vereinheitlichungen wie z.B. durch Shared Services.
Mehr IT Governance
Mit IT Governance sind Strategie (Vorgaben, Struktur,…) und Steuerung der IT gemeint. Hauptziel der IT Governance ist sicherzustellen, dass die IT die Unternehmensstrategie und -ziele unterstützt.
Die IT Governance kann aber auch wesentlich zur Komplexitätsreduzierung beitragen, insbesondere indem IT-Standards definiert, harmonisiert und überwacht werden.
Die IT Governance muss ermitteln, bis zu welchem Grad IT Sonderlocken tatsächlich erforderlich sind. Sofern es Möglichkeiten zur Vereinheitlichung gibt, kann die IT Governance entsprechende IT-Standards definieren, in denen diese Sonderlocken ausdrücklich nicht mehr gestattet sind, bzw. eine Sondergenehmigung durch die IT Governance erforderlich ist. Durch diese Vereinheitlichungen kann insbesondere in größeren Unternehmen die Komplexität oft erheblich reduziert werden.
Shared Services
Mit Shared Services ist die Standardisierung und Zusammenlegung von IT-Dienstleistungen in einer Organisation gemeint.
IT Shared Services sind insbesondere dann erfolgversprechend, wenn es sich um Prozesse handelt, die in hoher Anzahl auftreten und die ein Potenzial zur Vereinheitlichung haben. Das ist nicht bei allen IT Prozessen der Fall, da im Einzelfall eine individuelle Verfahrensweise vorteilhafter sein kann und auch weil Abläufe zum Teil schlechthin nicht standardisiert werden können. Diese IT Prozesse können nicht Gegenstand einer Shared Services Organisation werden. Für die Mehrheit der IT Prozesse ist eine Standardisierung und Vereinheitlichung allerdings möglich und sinnvoll. Durch die Reduktion von möglichen Abläufen und Produktvarianten wird die Komplexität reduziert. Zudem können durch die Überführung in eine Shared Services Organisation meistens auch Kosteneinsparungen durch Skaleneffekte erreicht werden.
